Please note: the service contract for this position will not be concluded with Boehringer Ingelheim International GmbH but with GULP Consulting Services GmbH

Boehringer Ingelheim

Vault Quality - Roll Out (m/f/n)

Posted Oct 11, 2021
Project ID: BIJP00000676
Location
Ingelheim am Rhein
Duration
2 years
(Nov 2, 2021 - Oct 31, 2023)
Hours/week
40 hrs/week
Payrate range
Unknown

Projektbeschreibung / Hintergrund der Beauftragung
Im Rahmen seines Projekts Vault Quality plant der Auftraggeber das Roll-Out eines neuen Dokumentationsmanagement-Systems für lokale Anweisungen, Trainingsdokumente und weitere unterstützende Dokumente (z.B. Qualifizierungsdokumentation, Memos, Rationalen, usw.). Dies beinhaltet unter anderem die Weiterentwicklung der divisionalen und lokalen Konfiguration des Systems Vault Quality der Firma Veeva zum Zwecke der Verwendung für die lokalen Dokumentationsprozesse (z.B. SOP-Management, Dokumentation, Rollenbasiertes Trainingssystem). Die Entwicklung macht auch die Gestaltung der Migration der betroffenen Dokumente aus dem bisherigen System DocCompliance erforderlich. Der Auftraggeber verfügt über keine eigenen Mitarbeiter mit ausreichend Expertise im Zusammenhang mit der Verwendung des neuen Systems Vault Quality der Firma Veeva und bedarf aus diesem Grund externer Expertise. Der Auftragnehmer bzw. die von ihm eingesetzten Subunternehmer verfügen über umfassende Erfahrung mit Projekten, die Entwicklungsleistungen mit Dokumentationsmanagement-Systemen erforderten, daher hat der Auftragnehmer eine herausragende Stellung und erbringt signifikant andere Leistungen als die internen Mitarbeiter.

Leistungsbeschreibung
Die Leistungen werden im Rahmen einer agilen Entwicklungsmethode erbracht. 
Die jeweils konkret erforderlichen Tätigkeiten zur Umsetzung der beauftragten Leistungen werden iterativ im Rahmen von Sprint-Meetings zwischen den Parteien abgestimmt und vom Auftragnehmer innerhalb der den Sprint-Meetings jeweils nachfolgenden Sprints umgesetzt. Der Auftragnehmer prüft hierbei jeweils vor einem Sprint-Meeting eigenverantwortlich aufgrund seiner fachlichen Einschätzung, welche Einzelleistungen im Rahmen der Beauftragung im jeweiligen Sprint zweckmäßig und umsetzbar sind. Die Sprints haben jeweils eine Dauer von 9 Stunden pro Woche, sodass pro Woche eine Thematik gestartet und innerhalb der Woche beendet wird und in der nächsten Woche eine neue beginnt. Innerhalb der einzelnen Sprints stimmen sich die Vertragsparteien täglich in "Daily Meetings" über die jeweiligen fachlichen Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen ab, um eine Kompatibilität der einzelnen Fachthemen im Hinblick auf die Migration der lokalen Dokumente zu gewährleisten. Die fachlichen Anforderungen für die zu erbringenden Leistungen beurteilt der Auftragnehmer auf Basis seiner eigenen fachlichen Einschätzung. Nach Abschluss eines Sprints führen die Parteien jeweils ein "Sprint-Review" durch, in welchem der Auftragnehmer über die Durchführbarkeit und den Status der von ihm im vorhergehenden Sprint durchgeführten Leistungen berichtet und eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen bzgl. der Leistungen ausspricht, die sich im jeweiligen Sprint als nicht durchführbar herausgestellt haben. Sämtliche der vorstehend beschriebenen Meetings und Austausche erfolgen ausschließlich im Beisein eines vom Auftraggeber benannten zentralen Ansprechpartners, welcher das Projekt auf interner Seite des Auftraggebers koordiniert. Die Organisation und Terminierung der vorstehend beschriebenen Meetings, an welchen der Auftragnehmer beteiligt ist, wird der Auftragnehmer organisieren und durchführen und mit dem Auftraggeber koordinieren. 

Tasks:
- Prüfung und Dokumentation von Testfällen entsprechend den vorgelegten Plänen, die erst im Rahmen des Projektes erarbeitet werden und deren zeitliche Vorgabe bzgl. Abarbeitung einzelner Testpläne kurzfristig festgelegt wird. Die Pläne müssen von dem Auftragnehmer in SAP ALM erstellt, durchgeführt und dokumentiert werden. Abgabe der Dokumentation ist zu festgelegten Sprintmeetings vorgesehen. Die Dokumentation wird final durch einen BI-Manager freigegeben. 
- Berücksichtigung aller betroffenen Dokumente bei den Configuration Sprints. Vorbereitung der Migration durch eigenständige Kontrolle der gesetzten Kriterien gemäß des Plans, der vom globalen Projektteam/Firma Veeva vorgegeben wird. Aufsetzen des Migration Rule Setup durch selbständige Ermittlung von betroffenen Dokumententypen, Speicherorte, Berücksichtigung von Namenskonventionen und früherer Prozesse, die Einfluss auf die zu erstellen Regeln haben könnte und daraus resultierende Mapping Workshops des globalen Team/Firma Veeva. Desweiteren finden Konfigurations-Meetings mit dem globalen Projektteam statt. Nach Abschluss der hier einzeln aufgelisteten Schritte, ist das Ergebnis in Berichtsform abzugeben. 

- Folgende Tools werden verwendet: 

  • Learning-Management-System LOS (Learning One Source) mit Aufgaben des LOS-Domain Administrators, um mit der Kenntnis lokale Prozesse rund um SOP-Verteilung (Standard Operating Procedure) im Projekt zu vertreten.
  • DocCompliance (interner Name: IDEA for CON) mit Aufgaben eines Dokumenten-Koordinator, um lokale SOP-Management-Prozesse im neuen System aufzusetzen und die Auswirkungen auf die zukünftigen Prozesse zu identifizieren und diese in Ergebnispräsentationen wiederzugeben. 
  • Shareroom-PowerApp (Auftragswesen) mit Aufgaben des Administrators etwaige Auftragsvorgänge durch Einführung von Features des neuen Systems abzulösen oder anzupassen. 
  • Schnittstellen LOS/IDEA for CON und LOS/Vault Quality, mit der Aufgabe die Konfigurationsthemen in den Sprints und Workshops für die Human Pharma Supply zu vertreten, konkret um die Bedarfe für die lokale Einheit zu adressieren und mögliche Anpassungen zu initiieren.
  • SAP ALM (System zur Dokumentation der Testfälle), um die Testfälle entsprechend den vom globalen Projektteam erstellten Testpläne durchzuführen und die Dokumentation im vorgegebenem Rahmen abzugeben (der ist vom Fall zu Fall unterschiedlich, wird vor dem Start der jeweiligen Tests, nach Freigabe der Testpläne durch globales/divisionales Projektteam festgelegt. Die Dokumentation wird final durch einen BI-Manager freigegeben.

    Die Leistungserbringung des Contractors hat das Ziel eine erfolgreiche Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems in der lokalen Organisation zu erreichen.

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